En la era de la información, el envío de correos electrónicos se ha convertido en algo común para todas las personas, desde estudiantes hasta hombres de negocios. Con la capacidad de enviar correos electrónicos, viene la necesidad de enviar archivos adjuntos junto con estos correos electrónicos. En muchos casos, el tamaño del archivo adjunto supera el límite de tamaño del correo electrónico. En respuesta a esta necesidad, Google desarrolló una solución: la integración de Gmail con Google Drive. La integración de Gmail con Google Drive permite a los usuarios enviar archivos grandes por correo electrónico sin tener que preocuparse por los límites de tamaño de archivo. Si bien esta función se ha incluido en Gmail durante algunos años, todavía hay muchos usuarios que no la conocen o no saben cómo acceder a ella. En este artículo, explicaremos cómo usar la integración de Gmail con Google Drive.

Cómo usar la integración de Gmail con Google Drive

Existen dos formas de usar la integración de Gmail con Google Drive para enviar archivos grandes: por medio de Google Drive y por medio de Gmail.

1. Usando Google Drive

La integración de Gmail con Google Drive permite a los usuarios enviar archivos grandes por correo electrónico sin tener que hacerlo a través de Gmail. En lugar de enviar el archivo directamente desde Gmail, el usuario debe cargar el archivo en Google Drive y enviar un vínculo en su lugar. Para hacer esto, el usuario debe:

1. Abrir Google Drive e iniciar sesión en su cuenta de Google.
2. Una vez que el usuario haya iniciado sesión, debe hacer clic en el botón "Nuevo" y elegir "Subir archivo".
3. El usuario debe seleccionar el archivo que desea enviar por correo electrónico y hacer clic en "Abrir".
4. Una vez que el archivo se haya cargado en la cuenta de Google Drive del usuario, este debe hacer clic derecho en el archivo y elegir la opción "Obtener vínculo compartido".
5. El usuario debe copiar el vínculo compartido y volver a Gmail para iniciar un nuevo correo electrónico.
6. El usuario debe escribir el correo electrónico y pegar el vínculo compartido en el cuerpo del correo electrónico.
7. El usuario debe enviar el correo electrónico como lo haría normalmente.

2. Usando Gmail

La integración de Gmail con Google Drive también permite a los usuarios cargar archivos grandes directamente desde la interfaz de Gmail. Para hacer esto, el usuario debe:

1. Iniciar sesión en su cuenta de Gmail.
2. Hacer clic en el icono de "Adjuntar archivo" en la ventana de correo electrónico.
3. El usuario debe elegir la opción "Adjuntar archivo de Google Drive".
4. El usuario debe seleccionar el archivo que desea enviar y hacer clic en "Insertar".
5. Una vez que se haya adjuntado el archivo, el usuario puede escribir el resto del correo electrónico y enviarlo normalmente.

Consideraciones importantes

Antes de utilizar la integración de Gmail con Google Drive, es importante tener en cuenta algunas consideraciones clave.

1. Capacidad de almacenamiento de Google Drive

La capacidad de almacenamiento de Google Drive es limitada, por lo que el usuario debe tener en cuenta el tamaño del archivo antes de cargarlo en su cuenta de Google Drive. Si el usuario ya ha alcanzado el límite de almacenamiento, no podrá cargar el archivo en Google Drive. La capacidad de almacenamiento gratuita de Google Drive es de 15 GB, pero se pueden adquirir planes de almacenamiento adicionales.

2. Seguridad de los archivos

Una vez que el usuario comparte un archivo mediante un vínculo de Google Drive, cualquier persona que tenga acceso a ese vínculo podrá ver el archivo. Es importante que el usuario tenga en cuenta esto al compartir archivos.

3. Actualización de archivos en Google Drive

Si el usuario desea actualizar el archivo que envió por correo electrónico, deberá cargar la versión actualizada del archivo en Google Drive y enviar un nuevo vínculo. Esto significa que el usuario deberá recordar a quién envió el correo electrónico original y enviar un nuevo correo electrónico con el nuevo vínculo.

Conclusión

La integración de Gmail con Google Drive es una herramienta valiosa que permite a los usuarios enviar archivos grandes por correo electrónico sin tener que preocuparse por los límites de tamaño del correo electrónico. Ya sea que el usuario cargue el archivo directamente en Google Drive o desde Gmail, esta función es fácil de usar y puede ahorrar tiempo y esfuerzo en el envío de correos electrónicos. Sin embargo, es importante tener en cuenta las consideraciones de capacidad de almacenamiento, seguridad de los archivos y actualización de los archivos en Google Drive al utilizar esta herramienta.